Manajemen pengelolaan dalam Industri Pakan dari aspek sumber daya manusia

Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lainnya dan bagimana hubungan  aktivitas  dan  fungsi  dibatasi. Dalam struktur organisasi yang  baik harus menjelaskan hubungan dan tanggung jawab (Manulang, 2005).

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal pada organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berada-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Unsur-Unsur Struktur Organisasi
1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi).
2. Standardisasi kegiatan, merupakan produser-produser yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.
5.   Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

Contoh Tugas dan Tanggung Jawab dalam sebuah organisasi industri pakan

1.  Direktur
Direktur merupakan jabatan tertinggi dalam struktur oraginisasi pabrik pakan yang bertanggungjawab mengatur perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu tugas dan tanggung jawab serta fungsi jabatan seorang direktur sangatlah penting untuk kelangsungan kehidupan perusahaan.
Tugas dan tanggung jawab Direktur
-  Melaporkan jalannya kegiatan perusahaan kepada pemilik
-  Menetapkan arah, gagasan, langkah-langkah dan tujuan jangka panjang bagi perusahaan.
-  Mengangkat anggota direksi serta menetapkan gaji
-  Menganalisa pertanggungjawaban seluruh kegiatan operasional  serta keuangan perusahaan

2.   Internal Audit
Internal Audit merupakan salah satu pekerjaan mengaudit atau memeriksa detil tentang keuangan, auditing pada dasarnya dilakukan oleh perusahaan secara umum tak kecuali pabrik pakan. Kegiatan audit keuangan memang paling krusial, hal ini juga yang memicu adanya posisi pekerjaan sebagai auditor. Auditor bertugas memeriksa keuangan secara menyeluruh pada sebuah perusahaan mencakup pemeriksaan transaksi keluar dan transaksi masuk dari dan ke perusahaan itu sendiri.
Tugas dari auditor internal adalah:
 -    Membantu direktur dalam melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan dalam bidang internal audit
-     Membantu direktur dalam melaksanakan  proses penyusunan anggaran tahunan
-     Mengkoordinasi  penyimpanan,  pemeliharaan dan pengamanan  dokumen serta peralatan kerja yang berada dalam tangungjawabnya
- Memeriksa dan membuat laporan berkala tentang realisasi anggaran pendapatan, anggaran biaya, penggunaan anggaran biaya operasi dan belanja modal, serta analisis penyimpangannya.

3.   Staf Ahli
-    Membantu direktur dalam menyusun kebijakan perusahaan
-    Membantu direktur dalam menyusun perncanaan jangka panjang dan jangka pendek
-    Melakuan penelitain terhadap formulasi ransum
-    Melakukan kajian tentang alternatif sumber bahan baku pakan
-    Melakukan pengembangan terhadap produk-produk yang dihasilkan perusahaan
-    Memberikan pendampingan dalam kegiatan manajemen maupun operasional perusahaan

4.   General Manager
General Manager merupakan fungsi jabatan kerja yang bertugas memimpin, mengelola dan mengkoordinasikan semua hal yang berkaitan jalannya roda perusahaan.
- Bertanggungjawab untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan
- Mengambil keputusan dan menentukan arah operasional perusahaan sesuai kondisi perusahaan
- Membuat dan mendistribusikan tugas dan wewenang pada masing-masing departemen
- Bekerjasama dengan semua kepala departemen dalam mamantau aktivitas perusahaan
- Melaporkan jalannya kegiatan perusahaan kepada Direktur

5. Departemen Pembelian
Departemen pembelian merupakan bagian penting dari industry pabrik pakan yang bertanggungjawab terhadap pengadaan dan pengelolaan bahan baku. Pada sebagian besar perusahaan manufakturing, biaya material mempunyai bobot antara 60% sampai dengan 80% dalam struktur biaya produksi. Jika laba terletak dalam biaya-biaya, maka peran Departemen Pembelian menjadi sangat besar artinya dalam kegiatan perusahaan khususnya dalam usaha mencapai target profit yang ditetapkan manajemen.
Strategi pengadaan dan pengelolaan bahan baku, yang meliputi proses pemesanan dan forecasting, pemilihan pemasok, pengendalian persediaan, kalkulasi dan penetapan harga serta usaha-usaha yang dapat dilakukan untuk menekan adalah tugas bagian pembelian.
Departemen pembelian ( purchasing ) adalah salah satu fungsi dasar yang umum ada di semua jenis perusahaan. Dikatakan fungsi dasar karena perusahaan tidak dapat beroperasi dengan baik tanpanya.
Departemen pembelian bukan lagi sekedar bagian yang memproses pemesanan material dan bersifat administratif pembelian yang efektif juga mencakup kegiatan seperti mewawancara penjual, negosiasi dengan pemasok potensial, menganalisa tawaran dan menentukan pilihan, memilih pemasok, mengeluarkan perintah pembelian (purchase order), menangani masalah dengan pemasok, dan menyimpan rekaman informasi yang diperlukan. Secara singkat, tugas dari Departemen Pembelian adalah:
- Memastikan bahan baku tersedia dalam jumlah dan kualitas yang telah ditentukan
- Mencari dan mendata nama-nama pemasok
- Menentukan dan melakukan pembelian dengan pemasok terpilih dengan mempertimbangkan pemenuhan persyaratan harga, kualitas, spesifikasi, serta batasan waktu penyerahan barang.
- Membuat rencana pembelian dan peramalan pembelian dalam memenihi permintaan pasar
- Menganalisa harga, menyusun anggaran biaya, meramalkan perubahan harga
- Memberikan laporan berkala kepada General Manajer

6. Departemen Penjaminan Mutu
Departemen penjaminan mutu bertugas untuk memastikan bahwa perusahaan mengasilkan produk dengan mutu terbaik, sesuai standar kualitas yang telah ditetapkan. Tugas dari Departemen Penjamin Mutu adalah:
- Melakukan control kualitas terhadap bahan baku yang masuk kedalam pabrik (Quality control)
- Menjamin seluruh operasional kegiatan telah dilakukan sesuai dengan SOP yang ada
- Memastikan bahwa perusahaan telah menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan (Quality assurance)

7. Departemen Produksi
Departemen produksi pada Pabrik Pakan milik Pemda Tabanan memiliki tugas dan bertanggung jawab penuh dalam proses dalam produksi. Departemen Produksi secara umum bertangungjawab pada semua hal yang berkaitan dengan produksi, mulai dari proses, progres, problem solving, kualitas, kuantitas, reporting dan lain sebagainya. Secara garis besar, Departemen Produksi bertugas untuk memastikan tercapainya hasil produksi sesuai dengan rencana perusahaan baik dalam hal kualitas, kuantitas dan waktu penyelesaiannya dengan menggunakan sumber daya secara optimal dan kesemuanya itu harus dilaksanakan sesuai dengan standar operasional perusahaan.
Tugas dari Departemen Produksi adalah:
-  Membuat perencanaan dan jadwal proses produksi
-  Mengawasi proses produksi agar kualitas, kuantitas dan waktunya sesuai dengan perencanaan yang sudah dibuat
- Bertanggung jawab mengatur manajemen gudang  agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan persediaan bahan baku, bahan penolong maupuan produk yang sudah jadi di gudang
- Bertanggung jawab mengatur manajemen alat agar fasilitas produksi berfungsi sebagaimana mestinya dan beroperasi dengan lancar
-  Membuat laporan secara berkala mengenai kegiatan di bagiannya
-  Berinovasi dalam pengerjaan produksi dan memberikan masukan pada perusahaan yang berkaitan dengan bagian produksi

8. Departemen Pemasaran
Departemen pemasaran memiliki tugas dan bertanggung jawab penuh dalam kegiatan pemasaran produk yang dihasilkan. Departemen Pemasaran secara umum bertangungjawab pada semua hal yang berkaitan dengan pemasaran, mulai dari pengemasan, pendistribusian, penentuan harga, diskon, strategi pemasaran, survey kepuasan konsumen, after sales service, dan lain sebagainya.
Secara garis besar, Departemen pemasaran bertugas untuk memastikan produk yang dihasilkan perusahaan dapat sampai dan diterima dengan baik oleh konsumen.
Tugas dari Departemen Pemasaran adalah:.
-     Mengadakan survai pasar mengenai kebutuhan, keinginan, dan permintaan pasar
-     Mengadakan survai kepuasan konsumen
-     Menyusun strategi pemasaran
-     Memasarkan produk perusahaan
-     Melakukan program promosi kepada konsumen
-     Memberikan after sales service kepada peternak
-     Mencari informasi mengenai pesaing dan aktivitasnya pemasaran produksi kepada general manajer

9. Departemen Sumber Daya Manusia
Mengelola sumber daya manusia di dalam perusahaan tentunya memiliki tantangan tersendiri. Mengatur manusia berbeda dengan mengatur benda. Mengatur manusia membutuhkan seni dan cara yang dapat diterima oleh manusia. Manusia bukan robot, ia harus diperlakukan secara dinamis sehingga bisa tercipta hubungan yang harmonis antara pimpinan dan staf. Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Adapun tugas dan tanggung jawab Departemen Sumber Daya Manusia adalah:
- Merencanakan, mengembangkan dan  mengimplementasikan  strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan  kebijakan/practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan persyaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan, perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu  –  dan lain-lain
- Menetapkan  dan  memelihara  sistem  yang  sesuai  untuk  mengukur aspek penting dari pengembangan SDM.
- Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang, rencana pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan pencapaiannya dalam skala waktu dan bentuk / format yang sudah disepakati.
- Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai anggaran-anggaran yang disetujui.
- Memastikan setiap aktivitas mempunyai benang merah serta terintegrasikan dengan persyaratan-persyaratan organisasi (organizational requirements) untuk bidang-bidang manajemen mutu, kesehatan dan keselamatan kerja, syarat-syarat hukum, kebijakan-kebijakan dan tugas umum kepedulian lingkungan

10. Departemen Keuangan
Departemen  keuangan pabrik pakan memiliki tugas sebagai berikut:
-    Menyusun laporan keuangan
-    Mengkoordinasikan penyusunan anggaran keuangan perusahaan
-    Mengawasi pelaksanaan anggaran
-    Mengatur pembayaran gaji karyawan dan biaya-biaya perusahaan lainnya
-    Mengatur penagihan kepada pelanggan
-    Mengawasi penerimaan dan pengeluaran kas
-    Membuat pembukuan dan seluruh aktivitas perusahaan
-    Menganalisas penyebab terjadinya penyimpangan dana